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Le pensum du DSI - Version du 1er juillet 2013

le Pensum du DSI - 1er Juillet 2013

Urbanisme et architecture du SI de l’entreprise au service des enjeux stratégiques de l’entreprise

Urbaniser le SI consiste à poursuivre la chaîne de valeur et de transformation des objets métier décrits par les processus métier jusqu’aux outils utilisés quotidiennement ou que l’on souhaiterait utiliser.

L’urbanisation prend sa source dans les missions de l’entreprise, ses valeurs ainsi que les objectifs que doivent atteindre les directions métier pour réaliser ces missions.

L’urbanisation du SI est constituée de grands blocs d’activités :
- La définition des objets métier et de leur cycle de vie : commande, facture, contrat, risque, cotisation, paiement, lot…
- La déclinaison des activités et processus supportant le cycle de vie et donc la transformation nécessaire à l’atteinte des objectifs des directions métier.
- La description des instruments disponibles, souhaités ou au contraire ceux que l’on souhaiterait pouvoir oublier car peu adaptés. Il s’agit des logiciels, serveurs, machines, ordinateurs… générant, transformant et gérant des données.
- On s’attachera aussi à décrire les fonctionnalités des instruments utilisés ainsi que les échanges de données.

L’urbanisation du SI doit prendre en considération l’ensemble de l’instrumentation de l’entreprise.
Par instrumentation, nous entendons : des logiciels, des machines industrielles ou de la simple bureautique.
L’urbanisation du SI doit donc prendre en considération tous les outils qui peuvent être à l’origine ou cause d’une transformation et donc source d’information qu’elle soit gérée ou non par un outil purement informatique ou industriel.

Si nous prenons l’exemple d’un supermarché :

Les missions affichées de ce supermarché sont : Améliorer la vie quotidienne des clients en offrant le plus large choix de produits au meilleur prix. Garantir aux clients une amplitude d’horaire et un choix de produits très larges de façon à permettre à chacun de choisir de faire ses courses selon ses envies ou sa disponibilité.

Les objectifs que les directions métier doivent atteindre :
- Surveillance et amélioration constante de la qualité des produits en rayon pour se différentier de la concurrence
- Réduction des prix d’achat par négociation avec les fournisseurs.
- Maximiser les effets d’échelle en achetant de gros volumes et donc re-négociation des contrats d’achat sur les prix, volumes
- Eviter les ruptures de stock en rayon : avoir systématiquement le produit disponible et donc négocier avec les fournisseurs des livraisons régulières pour éviter les effets de sur-stockage générateurs de coûts.
- S’assurer de la fidélité des clients et donc rechercher les produits rares (nous sommes les seuls à le faire) ou à prix plus intéressant que la concurrence (vendre de l’essence à prix coûtant) ou favoriser les relations interpersonnelles avec les clients.
- …. On pourrait en rajouter beaucoup…mais nous allons nous arrêter…


Un exemple de processus et activités très simple : encaissement client. Avec comme outil : la caisse enregistreuse.
Quelques fonctionnalités très utiles :
- encaissement et paiement du client,
- mise à jour des stocks en rayon et lancement d’une demande de réassort automatique si le stock d’unités en rayon est inférieur à 10.

Par ailleurs, un travail sur l’accueil du client est effectué : on valorise les salariés prenant du temps avec le client, l’aidant à ranger ses courses, entamant une discussion avec lui.

En termes d'interfaces, la caisse enregistreuse est liée à la fois avec le système comptable de suivi du chiffre d’affaires et le système de gestion des stocks permettant ainsi le réassort au « bon moment » des rayons et entrepôts de stockage et améliorant les prévisions et planification de commandes à destination des fournisseurs.

Avec cet exemple, nous pouvons comprendre que le système d’information n’est qu’un outil au service des directions métier. L’urbanisation n’aura donc d’autre but que de montrer toute la richesse et toutes les imperfections des outils utilisés. Les logiciels de comptabilité et gestion de stock ainsi que le système d’encaissement font tous partie du même système d’information. Ce sont tous des instruments au service de l’entreprise, ses objectifs et ses missions.
Le distinguo effectué bien souvent entre les systèmes industriels censés répondre aux besoins stricts de la production et logistique et les systèmes informatiques censés répondre aux besoins de traitement de données deviennent ainsi désuets. Il s’agit essentiellement de partages de compétences et responsabilité dans une organisation entre individus, services.

Ceci nous amène à la description de l’organisation.
Le travail effectué sur les processus, activités va pouvoir répondre à des attentes complémentaires :
- Décrire les rôles réalisant les activités. Associés aux rôles, seront décrites les compétences requises pour réaliser ces rôles. Et en allant un peu plus loin, les emplois et l’organisation à mettre en place.
- Décrire les fonctionnalités, données et interfaces entre système et donc le système d’information dans son acceptation la plus large.
- Décrire les outils que devront maîtriser les personnes réalisant les activités des postes de l’organisation et donc prévoir la conduite du changement et d’accompagnement en cas de prise d’un nouveau poste ou en cas de changement d’outil.
- Décrire les besoins d’intégration, interfaçage entre les outils favorisant les échanges de données et les double-saisies et réduisant les délais de circulation des informations requises pour surveiller, piloter ou prendre des décisions (confer l’exemple du réassort automatique et surveillance du chiffre d’affaires sans doute lié à des outils de placement de la trésorerie générée).
- Décrire les besoins de renouvellement des instruments utilisés en analysant leur obsolescence, les besoins de combler des manques, les doublons constatés (plusieurs outils, instruments répondent au même besoin).
L’urbanisation contribue grandement à la planification du système d’information en anticipant son évolution, décrivant des scenarii possibles d’évolution, en évaluant les impacts pour le métier, fonctionnel (applicatif), technique, budgétaire.
Le choix de la trajectoire est une décision de gouvernance stratégique qui ne peut être mené par une DSI seule. Par contre, la DSI doit donner tous les éléments requis au métier pour prendre ces décisions.


Le prochain post nous conduira à travailler la notion de portefeuilles de projet et leur cohérence avec la stratégie de l'entreprise.

Bien à vous.

Christine DESSUS
chdessus@orange.fr
chdessus@sqli.com

Une nouvelle mise à jour du Pensum du DSI

Voici la dernière mouture du "Pensum du DSI".
Le lien est en dessous de ma signature.

Une prochaine est en cours avec la vision de l'urbanisation du SI et de l'architecture d'entreprise.

 Bien à vous

Christine Dessus

le Pensum du DSI - 21 juin 2013

Planification du SI et intégration dans le plan stratégique de l’entreprise

Le SI a pour unique objectif d’automatiser des activités du métier. C’est le seul et unique objectif à défendre vis-à-vis de la direction de l’entreprise. Tous les autres objectifs découlent de cette première hypothèse. En découle un principe majeur : les projets SI ne peuvent se planifier seuls, sans lien direct ou indirect à une exigence de l’entreprise. Même un projet purement technologique doit se raccrocher à une attente métier. Une obsolescence n’est jamais que technique. Si pour l’application concernée, la technologie n’a plus d’avenir dans l’entreprise et si aucun responsable métier n’attend rien de ce système informatique alors mieux vaut l’oublier. Les trajectoires d’évolutions du SI sont élaborées, chiffrées, évaluées, instruites pour être réalisées. On appelle cela plan stratégique, plan d’urbanisme, portefeuille de projets, roadmap… Tous ces éléments se complètent et sont liés à une source d’évolution du SI : les processus métiers et visent à justifier les évolutions requises et le budget associé. La planification d’un projet SI n’est en rien de la responsabilité exclusive de la DSI et c’est tant mieux. Un projet pour réussir doit avoir un sponsor - direction métier - s’engageant pour sa réussite et fournissant à la fois des ressources humaines - les fameux utilisateurs clés - et des moyens financiers. Les directions métier doivent porter la responsabilité de faire évoluer le SI au regard des enjeux de l’entreprise et en prenant en compte les avis de la DSI. Contrairement à une idée reçue, les moyens financiers sont définis en rapport avec la mesure des enjeux du projet et non seulement avec le prix objectif de réalisation du projet. Le budget d’investissement comprend l’acquisition de machines, les licences logiciel, les frais du projet : conception, construction, recette et déploiement. Le coût complet du projet comprend le budget d’investissement initial et le coût annuel de maintenance. Les enjeux sont chiffrés par la maîtrise d’ouvrage et servent de critères de décision. Le comité d’investissement ou de décision va raisonner par écart entre le coût complet du projet et les gains annuels. Dans ce processus de décision, quel est le rôle de la DSI ? - Assister, participer ou réaliser la cartographie des processus métier, plan d’urbanisme, - Proposer les évolutions technologiques, chiffrer les gains de maintenance en faisant évoluer les techniques, technologies, - Solliciter les directions métier, encadrer et cadencer les travaux de cartographie. Idéalement, des personnes clés sont identifiées pour participer à ces travaux à la fois côté DSI et à la fois côté directions métier. Et quelles sont les activités de la maîtrise d’ouvrage et des directions métier ? - Identifier les enjeux, les chiffrer au regard des coûts d’évolution du SI, - Participer activement à la cartographie des processus et activités de l’entreprise. Effectuée intelligemment, la cartographie peut répondre à plusieurs objectifs : évolution du SI, qualité, réorganisation des activités pour en améliorer la performance. - Proposer les améliorations du SI au regard de la stratégie de l’entreprise : nouveaux marchés, acquisitions, fusions, nouvelles activités, réduction de coût, amélioration de performances opérationnelles… En synthèse, les grandes activités réalisées en mode collaboratif DSI / Directions métier : - Urbaniser le SI, au travers d’un plan d’urbanisme, études d’urbanisme - Décrire les processus métier existant et cibles, le SI associé - Décrire la trajectoire d’évolution des processus métier et du SI - S’assurer que chaque projet SI répond aux objectifs stratégiques de l’entreprise et prioriser les projets SI selon les critères du métier. Enfin, cela peut paraître trivial mais il est parfois bon de se le répéter…. la DSI doit constamment rappeler aux directions métier : - Que la DSI n’a absolument pas besoin du système d’information. La DSI n’utilise pas le système d’information, elle le maintient en état de fonctionnement acceptable. Par ailleurs la DSI a pour mission de maintenir la cartographie du système d’information pour en montrer son utilité ou au contraire les manques. - Que le système d’information n’est destiné qu’aux directions métier. Pour que le système d’information soit en plus un système « utile », il est donc impératif que les directions métier s’investissent dans le processus de construction des décisions puis dans le processus de décision et arbitrage. - Que la DSI n’est qu’un promoteur des évolutions technologiques. Toutes les évolutions du SI doivent donc être initiées par les directions métier. Pour finir, si une direction générale demande à un DSI de réduire ses coûts, la réponse la plus simple et la plus pragmatique à répondre est : quel système puis-je arrêter ? Et ainsi provoquer le lancement d’une démarche d’analyse de la valeur du système d’information passant pas la cartographie des activités de l’entreprise, la cartographie du SI etc… etc… etc… etc… etc… et la boucle est bouclée… Dernier point que nous soumettons à votre réflexion et que nous travaillerons ultérieurement… Gérer un système d’information revient au final à mettre en place une boucle d’amélioration de ce système d’information mais aussi des processus et activités des directions métier.

De la gouvernance d'entreprise à la gouvernance des activités de la DSI

Chers DSI, responsables informatiques, responsables des études, des opérations,

C’est en pensant à vous que j’ai écris ce post, en pensant à vous mais aussi aux nouveaux enjeux, aux changements parfois très durs qui vous sont  imposés par les contraintes externes, l’externalisation, les réductions budgétaires et la nécessité de continuer à transformer le système d’information pour adapter le fonctionnement de l’entreprise aux nouvelles réalités et stratégies.

L’entreprise ne peut changer et s’adapter qu’en adaptant son outil de travail et donc son système d’information. Ce dernier en contre partie doit devenir malléable et en ligne directe avec la stratégie d’entreprise. Le système d’information n’est finalement qu’un rouage de plus au même titre que les antennes commerciales de votre entreprise ou ses usines.  Il est soumis aux mêmes contraintes.

 Exit la vision d’une direction informatique bicéphale avec d’un côté le responsable des opérations en charge des salles machines et de la technique et de l’autre le responsable des études et projets applicatifs chargé de piloter la réalisation et maintenance des applications.

Un autre temps est venu avec une organisation mettant en avant les services et les activités nécessaires et suffisantes à la construction et la maintenance du SI avec en panache des indicateurs à suivre (les fameux SLA et OLA) et une tendance forte à l’externalisation de certaines activités.

Une vision plus intégrée décrivant les processus, les activités de la DSI, et leur valeur ajoutée pour les directions industrielles et commerciales de l’entreprise est maintenant nécessaire.

Un document partagé : 
https://docs.google.com/file/d/0BxejxA11Q0K0ZFRTRTVET2pVVmc/edit?usp=sharing