Urbanisme et architecture du SI de l’entreprise au service des enjeux stratégiques de l’entreprise

Urbaniser le SI consiste à poursuivre la chaîne de valeur et de transformation des objets métier décrits par les processus métier jusqu’aux outils utilisés quotidiennement ou que l’on souhaiterait utiliser.

L’urbanisation prend sa source dans les missions de l’entreprise, ses valeurs ainsi que les objectifs que doivent atteindre les directions métier pour réaliser ces missions.

L’urbanisation du SI est constituée de grands blocs d’activités :
- La définition des objets métier et de leur cycle de vie : commande, facture, contrat, risque, cotisation, paiement, lot…
- La déclinaison des activités et processus supportant le cycle de vie et donc la transformation nécessaire à l’atteinte des objectifs des directions métier.
- La description des instruments disponibles, souhaités ou au contraire ceux que l’on souhaiterait pouvoir oublier car peu adaptés. Il s’agit des logiciels, serveurs, machines, ordinateurs… générant, transformant et gérant des données.
- On s’attachera aussi à décrire les fonctionnalités des instruments utilisés ainsi que les échanges de données.

L’urbanisation du SI doit prendre en considération l’ensemble de l’instrumentation de l’entreprise.
Par instrumentation, nous entendons : des logiciels, des machines industrielles ou de la simple bureautique.
L’urbanisation du SI doit donc prendre en considération tous les outils qui peuvent être à l’origine ou cause d’une transformation et donc source d’information qu’elle soit gérée ou non par un outil purement informatique ou industriel.

Si nous prenons l’exemple d’un supermarché :

Les missions affichées de ce supermarché sont : Améliorer la vie quotidienne des clients en offrant le plus large choix de produits au meilleur prix. Garantir aux clients une amplitude d’horaire et un choix de produits très larges de façon à permettre à chacun de choisir de faire ses courses selon ses envies ou sa disponibilité.

Les objectifs que les directions métier doivent atteindre :
- Surveillance et amélioration constante de la qualité des produits en rayon pour se différentier de la concurrence
- Réduction des prix d’achat par négociation avec les fournisseurs.
- Maximiser les effets d’échelle en achetant de gros volumes et donc re-négociation des contrats d’achat sur les prix, volumes
- Eviter les ruptures de stock en rayon : avoir systématiquement le produit disponible et donc négocier avec les fournisseurs des livraisons régulières pour éviter les effets de sur-stockage générateurs de coûts.
- S’assurer de la fidélité des clients et donc rechercher les produits rares (nous sommes les seuls à le faire) ou à prix plus intéressant que la concurrence (vendre de l’essence à prix coûtant) ou favoriser les relations interpersonnelles avec les clients.
- …. On pourrait en rajouter beaucoup…mais nous allons nous arrêter…


Un exemple de processus et activités très simple : encaissement client. Avec comme outil : la caisse enregistreuse.
Quelques fonctionnalités très utiles :
- encaissement et paiement du client,
- mise à jour des stocks en rayon et lancement d’une demande de réassort automatique si le stock d’unités en rayon est inférieur à 10.

Par ailleurs, un travail sur l’accueil du client est effectué : on valorise les salariés prenant du temps avec le client, l’aidant à ranger ses courses, entamant une discussion avec lui.

En termes d'interfaces, la caisse enregistreuse est liée à la fois avec le système comptable de suivi du chiffre d’affaires et le système de gestion des stocks permettant ainsi le réassort au « bon moment » des rayons et entrepôts de stockage et améliorant les prévisions et planification de commandes à destination des fournisseurs.

Avec cet exemple, nous pouvons comprendre que le système d’information n’est qu’un outil au service des directions métier. L’urbanisation n’aura donc d’autre but que de montrer toute la richesse et toutes les imperfections des outils utilisés. Les logiciels de comptabilité et gestion de stock ainsi que le système d’encaissement font tous partie du même système d’information. Ce sont tous des instruments au service de l’entreprise, ses objectifs et ses missions.
Le distinguo effectué bien souvent entre les systèmes industriels censés répondre aux besoins stricts de la production et logistique et les systèmes informatiques censés répondre aux besoins de traitement de données deviennent ainsi désuets. Il s’agit essentiellement de partages de compétences et responsabilité dans une organisation entre individus, services.

Ceci nous amène à la description de l’organisation.
Le travail effectué sur les processus, activités va pouvoir répondre à des attentes complémentaires :
- Décrire les rôles réalisant les activités. Associés aux rôles, seront décrites les compétences requises pour réaliser ces rôles. Et en allant un peu plus loin, les emplois et l’organisation à mettre en place.
- Décrire les fonctionnalités, données et interfaces entre système et donc le système d’information dans son acceptation la plus large.
- Décrire les outils que devront maîtriser les personnes réalisant les activités des postes de l’organisation et donc prévoir la conduite du changement et d’accompagnement en cas de prise d’un nouveau poste ou en cas de changement d’outil.
- Décrire les besoins d’intégration, interfaçage entre les outils favorisant les échanges de données et les double-saisies et réduisant les délais de circulation des informations requises pour surveiller, piloter ou prendre des décisions (confer l’exemple du réassort automatique et surveillance du chiffre d’affaires sans doute lié à des outils de placement de la trésorerie générée).
- Décrire les besoins de renouvellement des instruments utilisés en analysant leur obsolescence, les besoins de combler des manques, les doublons constatés (plusieurs outils, instruments répondent au même besoin).
L’urbanisation contribue grandement à la planification du système d’information en anticipant son évolution, décrivant des scenarii possibles d’évolution, en évaluant les impacts pour le métier, fonctionnel (applicatif), technique, budgétaire.
Le choix de la trajectoire est une décision de gouvernance stratégique qui ne peut être mené par une DSI seule. Par contre, la DSI doit donner tous les éléments requis au métier pour prendre ces décisions.


Le prochain post nous conduira à travailler la notion de portefeuilles de projet et leur cohérence avec la stratégie de l'entreprise.

Bien à vous.

Christine DESSUS
chdessus@orange.fr
chdessus@sqli.com

Une nouvelle mise à jour du Pensum du DSI

Voici la dernière mouture du "Pensum du DSI".
Le lien est en dessous de ma signature.

Une prochaine est en cours avec la vision de l'urbanisation du SI et de l'architecture d'entreprise.

 Bien à vous

Christine Dessus

le Pensum du DSI - 21 juin 2013